В этой статье я покажу Вам, как в Excel выполнить сортировку данных по нескольким столбцам, по заголовкам столбцов в алфавитном порядке и по значениям в любой строке. Вы также научитесь осуществлять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Думаю, всем известно, как выполнить сортировку по столбцу в алфавитном порядке или по возрастанию / убыванию. Это делается одним нажатием кнопки А-Я (A-Z) и Я-А (Z-A) в разделе Редактирование (Editing) на вкладке Главная (Home) либо в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data):

Однако, сортировка в Excel имеет гораздо больше настраиваемых параметров и режимов работы, которые не так очевидны, но могут оказаться очень удобны:

Сортировка по нескольким столбцам

Я покажу Вам, как в Excel сортировать данные по двум или более столбцам. Работа инструмента показана на примере Excel 2010 – именно эта версия установлена на моём компьютере. Если Вы работаете в другой версии приложения, никаких затруднений возникнуть не должно, поскольку сортировка в Excel 2007 и Excel 2013 работает практически так же. Разницу можно заметить только в расцветке диалоговых окон и форме кнопок. Итак, приступим…

Сортировать данные по нескольким столбцам в Excel оказалось совсем не сложно, правда? Однако, в диалоговом окне Сортировка (Sort) кроется значительно больше возможностей. Далее в этой статье я покажу, как сортировать по строке, а не по столбцу, и как упорядочить данные на листе в алфавитном порядке по заголовкам столбцов. Вы также научитесь выполнять сортировку данных нестандартными способами, когда сортировка в алфавитном порядке или по значению чисел не применима.

Сортировка данных в Excel по заголовкам строк и столбцов

Я полагаю, что в 90% случаев сортировка данных в Excel выполняется по значению в одном или нескольких столбцах. Однако, иногда встречаются не такие простые наборы данных, которые нужно упорядочить по строке (горизонтально), то есть изменить порядок столбцов слева направо, основываясь на заголовках столбцов или на значениях в определённой строке.

Вот список фотокамер, предоставленный региональным представителем или скачанный из интернета. Список содержит разнообразные данные о функциях, характеристиках и ценах и выглядит примерно так:

Нам нужно отсортировать этот список фотокамер по наиболее важным для нас параметрам. Для примера первым делом выполним сортировку по названию модели:

В результате сортировки у Вас должно получиться что-то вроде этого:

В рассмотренном нами примере сортировка по заголовкам столбцов не имеет серьёзной практической ценности и сделана только для того, чтобы продемонстрировать Вам, как это работает. Таким же образом мы можем сделать сортировку нашего списка фотокамер по строке, в которой указаны размеры, разрешение, тип сенсора или по любому другому параметру, который сочтём более важным. Сделаем ещё одну сортировку, на этот раз по цене.

Наша задача – повторить описанные выше шаги 1 – 3. Затем на шаге 4 вместо строки 1 выбираем строку 4 , в которой указаны розничные цены (Retail Price). В результате сортировки таблица будет выглядеть вот так:

Обратите внимание, что отсортированы оказались данные не только в выбранной строке. Целые столбцы меняются местами, но данные не перемешиваются. Другими словами, на снимке экрана выше представлен список фотокамер, расставленный в порядке от самых дешёвых до самых дорогих.

Надеюсь, теперь стало ясно, как работает сортировка по строке в Excel. Но что если наши данные должны быть упорядочены не по алфавиту и не по возрастанию / убыванию?

Сортировка в произвольном порядке (по настраиваемому списку)

Если нужно упорядочить данные в каком-то особом порядке (не по алфавиту), то можно воспользоваться встроенными в Excel настраиваемыми списками или создать свой собственный. При помощи встроенных настраиваемых списков Вы можете сортировать, к примеру, дни недели или месяцы в году. Microsoft Excel предлагает два типа таких готовых списков – с сокращёнными и с полными названиями.

Предположим, у нас есть список еженедельных дел по дому, и мы хотим упорядочить их по дню недели или по важности.

Готово! Теперь домашние дела упорядочены по дням недели:

Замечание: Если Вы планируете вносить изменения в эти данные, помните о том, что добавленные новые или изменённые существующие данные не будут отсортированы автоматически. Чтобы повторить сортировку, нажмите кнопку Повторить (Reapply) в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) на вкладке Данные (Data).

Как видите, сортировка данных в Excel по настраиваемому списку – задача вовсе не сложная. Ещё один приём, которому мы должны научиться – сортировка данных по собственному настраиваемому списку.

Сортировка данных по собственному настраиваемому списку

В нашей таблице есть столбец Priority – в нём указаны приоритеты задач. Чтобы упорядочить с его помощью еженедельные задачи от более важных к менее важным, выполним следующие действия.

Повторите шаги 1 и 2 из предыдущего примера. Когда откроется диалоговое окно Списки (Custom Lists), в одноимённом столбце слева нажмите НОВЫЙ СПИСОК (NEW LIST) и заполните нужными значениями поле Элементы списка (List entries). Внимательно введите элементы Вашего списка именно в том порядке, в котором они должны быть расположены в результате сортировки.

Нажмите Добавить (Add), и созданный Вами список будет добавлен к уже существующим. Далее нажмите ОК .

Вот так выглядит наш список домашних дел, упорядоченных по важности:

Сортировка данных - неотъемлемая часть их анализа. Вам может потребоваться расположить имена в списке по алфавиту, составить список складских запасов и отсортировать его по убыванию или упорядочить строки по цветам или значкам. Сортировка данных помогает быстро визуализировать данные и лучше понимать их, упорядочивать и находить необходимую информацию и в итоге принимать более правильные решения.

Сортировать данные можно по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в одном или нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам, которые создаете вы сами (например, списку, состоящему из элементов "Большой", "Средний" и "Маленький"), или по формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта, а также по значкам.

Примечания:

Сортировка текстовых значений

Примечания: Возможные проблемы

Сортировка чисел

Примечания:

Сортировка значений даты и времени

Примечания: Возможные проблемы

Сортировка по нескольким столбцам или строкам

Возможно, вы захотите выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам или строкам, чтобы сгруппировать данные с одинаковыми значениями в одном столбце или строке, а затем отсортировать эти группы с одинаковыми значениями по другому столбцу или строке. Например, если есть столбцы "Отдел" и "Сотрудник", можно сначала выполнить сортировку по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников по отделам), а затем - по имени (для расположения имен сотрудников каждого отдела в алфавитном порядке). Можно одновременно выполнять сортировку по 64 столбцам.

Примечание: Для получения наилучших результатов в сортируемый диапазон нужно включить заголовки столбцов.

Сортировка по цвету ячейки, цвету шрифта или значку

Если диапазон ячеек или столбец таблицы был отформатирован вручную или с помощью условного форматирования с использованием цвета ячеек или цвета шрифта, можно также выполнить сортировку по цветам. Кроме того, можно выполнить сортировку по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

Сортировка по настраиваемым спискам

Для сортировки в порядке, заданном пользователем, можно применять настраиваемые списки. Например, столбец может содержать значения, по которым вы хотите выполнить сортировку, такие как "Высокий", "Средний" и "Низкий". Как настроить сортировку, чтобы сначала отображались значения "Высокий", затем - "Средний", а в конце - "Низкий"? Если отсортировать их в алфавитном порядке (от А до Я), то значения "Высокий" будут отображаться вверху, но за ними окажутся значения "Низкий", а не "Средний". А при сортировке от Я до А значения "Средний" окажутся в самом верху. В действительности значения "Средний" всегда, независимо от порядка сортировки должны отображаться в середине. Вы можете решить эту проблему, создав настраиваемый список.

Сортировка с учетом регистра

Сортировка слева направо

Как правило, сортировка выполняется сверху вниз, однако значения можно отсортировать слева направо.

Примечание: Таблицы не поддерживают возможность сортировки слева направо. Сначала преобразуйте таблицу в диапазон: выделите в ней любую ячейку и выберите пункты Работа с таблицами > Преобразовать в диапазон .

Примечание: При сортировке строк, являющихся частью структуры листа, в Excel сортируются группы наивысшего уровня (уровень 1) таким образом, что порядок расположения строк или столбцов детализации не изменится, даже если они скрыты.

Сортировка по части значения в столбце

Чтобы выполнить сортировку по части значения в столбце, например части кода (789-WDG -34), фамилии (Регина Покровская) или имени (Покровская Регина), сначала необходимо разбить столбец на две или несколько частей таким образом, чтобы значение, по которому нужно выполнить сортировку, оказалось в собственном столбце. Чтобы разбить значения в ячейке на части, можно воспользоваться текстовыми функциями или мастером текстов. Дополнительные сведения и примеры см. в статьях Разбивка текста по разным ячейкам и Разбивка текста по разным столбцам с помощью функций .

Сортировка меньшего диапазона в пределах большего

Предупреждение: Вы можете отсортировать значения в диапазоне, который является частью другого диапазона, однако делать это не рекомендуется, так как в результате будет разорвана связь между отсортированным диапазоном и исходными данными. Если отсортировать данные, как показано ниже, выбранные сотрудники окажутся связаны с другими отделами.

К счастью, Excel выдает предупреждение, если обнаруживает подобную попытку:

Если вы не собирались сортировать данные таким образом, выберите вариант автоматически расширить выделенный диапазон , в противном случае - сортировать в пределах указанного выделения .

Если результат не соответствует желаемому, нажмите кнопку Отменить .

Примечание: Отсортировать подобным образом значения в таблице нельзя.

Дополнительные сведения об основных проблемах с сортировкой

Если результаты сортировки данных не соответствуют ожиданиям, сделайте следующее.

Проверьте, не изменились ли значения, возвращаемые формулами Если сортируемые данные содержат одну или несколько формул, значения, возвращаемые ими, при пересчете листа могут измениться. В этом случае примените сортировку повторно, чтобы получить актуальные результаты.

Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы При сортировке по столбцам скрытые строки не перемещаются, а при сортировке по строкам не перемещаются скрытые столбцы. Перед сортировкой данных целесообразно отобразить скрытые строки и столбцы.

Проверьте текущий параметр языкового стандарта Порядок сортировки зависит от выбранного языка. Убедитесь в том, что на панели управления в разделе Региональные параметры или Язык и региональные стандарты задан правильный языковой стандарт. Сведения о том, как изменить параметр языкового стандарта, см. в справке Microsoft Windows.

Вводите заголовки столбцов только в одну строку Если необходимо использовать заголовки из нескольких строк, установите перенос слов в ячейке.

Включите или отключите строку заголовков Обычно рекомендуется отображать строку заголовков при сортировке по столбцам, так как она облегчает восприятие данных. По умолчанию значение в заголовке не включается в сортировку. Но в некоторых случаях может потребоваться включить или отключить заголовок, чтобы значение в заголовке включалось или не включалось в сортировку. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы исключить из сортировки первую строку данных (заголовок столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр , выберите команду Настраиваемая сортировка и установите флажок .

Чтобы включить в сортировку первую строку данных (так как она не является заголовком столбца), на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр , выберите команду Настраиваемая сортировка и снимите флажок Мои данные содержат заголовки .

Сортировка данных в Excel – это очень полезный инструмент, который позволяет улучшать восприятие информации, особенно при больших объемах. В данном уроке мы научимся применять сортировку, узнаем основные команды, а также познакомимся с типами сортировки в Excel.

При добавлении данных в Excel очень важно грамотно организовать информацию на рабочем листе. Одним из инструментов, который позволяет сделать это, является сортировка. С помощью сортировки Вы можете сформировать список контактной информации по фамилии, расположить содержимое таблицы в алфавитном порядке или же в порядке убывания.

При сортировке данных в Excel в первую очередь необходимо решить, как применять сортировку: ко всему листу (таблице) или только к определенному диапазону ячеек.

Как сделать сортировку листа (таблицы, списка) в Excel

В следующем примере мы отсортируем форму заказа футболок по Фамилиям (Столбец С) и расположим их в алфавитном порядке.

При сортировке таблицы или списка в Excel необходимо, чтобы они были отделены от посторонних данных на листе как минимум одной строкой или столбцом. В противном случае в сортировке будут участвовать посторонние данные.

Как сделать сортировку диапазона в Excel

В следующем примере мы выберем отдельную небольшую таблицу на листе Excel, чтобы отсортировать количество футболок, заказанных в определенные дни.

Если сортировка в Excel выполняется неправильно, то в первую очередь проверьте верно ли введены значения. Даже небольшая опечатка может привести к проблемам при сортировке больших таблиц. В следующем примере мы забыли поставить дефис в ячейке A18, что привело к неточной сортировке.

Таблицы Excel можно использовать для создания баз данных, т.е. совокупности определенным образом организованной информации. В таблицах хранят информацию о сотрудниках, клиентах, поставщиках различной продукции, ценах, книгах, фильмах, фотографиях и т.д. Как правило, для таких баз данных используется табличный способ организации. Они содержат большое количество данных, а с большим количеством данных не всегда просто работать. Для этого и необходима обработка данных.

Под обработкой данных в программе Excel подразумевают:
• сортировку списков;
• выборку данных по определенным критериям;
• вычисление промежуточных сумм;
• вычисление средних значений;
• вычисление отклонений от определенного значения;
• построение сводных таблиц.

При заполнении электронных таблиц совсем не обязательно вводить данные только в определенном порядке, например по алфавиту. Список фамилий и имен можно вводить и в произвольном порядке, и только после того, как все данные внесены, сделать сортировку данных по алфавиту или по другому критерию. Если информация в таблице обновляется или заменяется, то можно производить сортировку по мере необходимости.

Excel позволяет выполнить сортировку в выделенной группе ячеек. Если выделены всего несколько столбцов таблицы, то сортировка будет производиться только внутри выделенной области, содержимое остальных ячеек останется неизменным. Это нужно обязательно учитывать при сортировке. Например, если при сортировке строк по алфавиту вы выделите только столбец с фамилиями, то и упорядочатся только фамилии, при этом вся таблица будет содержать уже неверную информацию.

Сортировка - это процесс перестановки строк таблицы с целью выстраивания их в нужном порядке. В процессе сортировки содержимое ячеек одного из столбцов таблицы используется в качестве критерия, строки выстраиваются по порядку в соответствии с содержимым ячеек именно этого - ключевого столбца.

Строки таблицы отсортированы "по возрастанию" по содержимому столбца Цена.

Различают сортировку по возрастанию и по убыванию. Строки таблицы являются отсортированными по возрастанию, если содержимое ячейки ключевого столбца следующей строки больше или равно содержимому ячейки ключевого столбца предыдущей строки. Строки таблицы являются отсортированными по убыванию, если содержимое ячейки ключевого столбца следующей строки меньше или равно содержимому ячейки ключевого столбца предыдущей строки.

Наиболее просто выполнить сортировку строк таблицы по возрастанию (от А до Я) или убыванию (от Я до А), если в качестве ключевого столбца используется первый (крайний левый) ее столбец.

Чтобы выполнить сортировку строк, надо выделить строки, на вкладке Главная -> Редактирование раскрыть список Сортировка и фильтр и выбрать метод сортировки. В результате строки будут отсортированы по содержимому первого столбца выделенного диапазона в соответствии с выбранным методом.

По умолчанию сортировка строк выполняется по содержимому первого столбца. Если нужно выполнить сортировку по содержимому другого (не первого) столбца, то в списке Сортировка и фильтр следует выбрать Настраиваемая сортировка и в появившемся окне Сортировка указать столбец, по содержимому которого требуется упорядочить строки, и метод сортировки. Например, чтобы строки приведенной выше таблицы были упорядочены по убыванию значений столбца "№", в списке Сортировать по выберите ->"№", а в списке Порядок -> По убыванию.

В окне Сортировка следует обратить внимание на флажок Мои данные содержат заголовки. По умолчанию он установлен. Это предполагает, что первая из выделенных строк, которые вам требуется упорядочить, содержит названия столбцов таблицы.

Использование в качестве критерия сортировки содержимого ячеек одного столбца не всегда дает желаемый результат. Часто необходима многоступенчатая (т.е. по содержимому нескольких столбцов) сортировка. Например, строки Списка фамилий, упорядочены сначала по группе, затем (внутри группы) - по алфавиту от А до Я.

Для выполнения многоуровневой сортировки строк таблицы требуется выделить строки таблицы, открыть вкладку Главная -> Редактирование и в списке Сортировка и фильтр выбрать Настраиваемая сортировка. Затем в появившемся окне Сортировка указать столбец (выбрать в списке Сортировать по), по содержимому которого надо выполнить сортировку на первом уровне, и сделать щелчок на кнопке Добавить уровень. В результате в окне появится список Затем по. В этом списке следует выбрать столбец, определяющий второй уровень сортировки. В качестве примера на фото приведено окно Сортировка, в котором определено правило сортировки таблицы Список фамилий: сначала по столбцу Группа (по возрастанию), а затем внутри каждой группы по Фамилии (от А до Я).

Если в таблице нужно найти определенное значение, то удобнее всего это делать в отсортированных данных. Далее мы рассмотрим, как отсортировать таблицу в Excel по убыванию или возрастанию, цвету текста или ячеек и прочее.

Для сортировки таблиц в Excel используется пункт меню «Сортировка и фильтр» на вкладке главная. Самая простая сортировка данный в таблице Excel, это сортировка по возрастанию или по убыванию, которая может быть применена как к текстовым значениям, так и к числовым.

Для правильной сортировки все сортируемые ячейки должны иметь одинаковый формат, например, все ячейки с цифрами должны находится в числовом формате. Также перед значениями не должно быть лишних пробелов и в сортируемом диапазоне не должно быть скрытых строк и столбцов.

Сортировка значений в таблице Эксель начинается с выбора сортируемого столбца. Достаточно даже установить курсор в первую ячейку столбца. В нашем примере выделим первую ячейку второго столбца, выберем в меню «Сортировка и фильтр» , и укажем «Сортировка по возрастанию» .

В результате сортировки данных в таблице значения во второй таблице отсортированы по возрастанию, но первая ячейка так и осталась на своем месте. Все это потому, что по умолчанию первая строка в таблице считается заголовками, т.е. названиями столбцов, и не сортируется.

Диапазон сортируемых данных расширяется автоматически, т.е. Эксель автоматически выделяет всю таблицу и сортирует данные по строкам в соответствии с выбранным столбцом. Если выделить все ячейки столбца, которые необходимо отсортировать, и выбрать сортировку по возрастанию или убыванию, Эксель выдаст сообщение с предложением выбрать вариант сортировки. Будет доступен вариант «Автоматически расширить выделенный диапазон» , при котором будет выделена вся таблица, и «Сортировать в пределах указанного выделения» , что позволит отсортировать только выделенный столбец не затрагивая при этом данные в соседних столбцах. В этом случае при сортировке опять же не будет учитываться первая ячейка.

Чтобы сортировка таблиц в Excel производилась полностью по всем выделенным ячейкам, следует в меню «Сортировка и фильтр» выбирать пункт «Настраиваемая сортировка…» .

При этом мы сразу увидим, какую часть таблицы Эксель выделяет для дальнейшей сортировки.

Чтобы выделялась вся область данных, следует в появившемся окошке «Сортировка» убрать галочку с пункта «Мои данные содержат заголовки» .

Теперь в этом окошке можно настроить сортировку наших данных. В первой графе «Столбец» в строке «Сортировать по» выбираем столбец, данные в котором необходимо отсортировать. Во второй графе «Сортировка» необходимо выбрать условие, по которому будет производится сортировка. Доступны варианты «Значения» , «Цвет ячейки» , «Цвет шрифта» и «Значок ячейки» . В нашем случае мы будем сортировать значения. Ну и в последней графе «Порядок» можно выбрать порядок сортировки значений «По возрастанию» , «По убыванию» и «Настраиваемый список» . Выберем по возрастанию. В результате значения среднего столбца отсортированы.

Также можно настраивать и сортировку отдельного столбца. Кроме того, в Экселе можно настроить несколько уровней сортировки. Например, отсортируем первый столбец по возрастанию, а затем результат сортировки второго столбца также отсортируем по возрастанию. А последний третий столбец отсортируем сначала по цвету ячейки, а затем по цвету шрифта. Для добавления нового уровня необходимо в окошке «Сортировка» нажать кнопку «Добавить уровень» , при этом порядок следования уровней имеет значение.